Communicatieplan

 

 

Waarom een communicatieplan opmaken na de oplevering van een website?

Het doel van een efficiënt communicatieplan is om de juiste boodschap aan de juiste persoon, via het juiste kanaal, op het juiste moment te communiceren.

Mensen worden overladen met boodschappen en daarom is het essentieel de juiste strategische beslissingen te nemen rond de verspreiding van uw boodschap.

 

Hoe ziet het proces van een goed communicatieplan er uit?

Plannen is een manier om acties te organiseren die leiden tot het bereiken van een doel.

Uw doel, in dit geval, is de bewustwording van de voordelen van uw product of dienst voor uw doelgroep(pen) op de lange termijn.

Om een plan voor communicatie te ontwikkelen, moet u enkele basisvragen in overweging nemen:

  • Waarom wilt u met de doelgroep communiceren? (Wat is uw doel?)
  • Aan wie wilt u communiceren? (Wie is uw publiek?)
  • Wat wilt u communiceren? (Wat is uw boodschap?)
  • Hoe wil je het overbrengen? (Welke communicatiekanalen te gebruiken?)
  • Met wie moet je contact opnemen en wat moet je doen om die kanalen te gebruiken? (Hoe boodschap verspreiden?)

Voor een effectieve en relevante communicatiestrategie, denk kort -en middellange termijn – focus op een doel dat kan worden bereikt in 3-5 jaar en doelstellingen die kunnen worden bereikt in de komende 12-18 maanden.

Hou zeker uw doelen realistisch. Hoge omzetten verwachten een week na het verloop van de campagnes, gebeurt echter niet vaak. Om hele korte termijn doelen te kunnen behalen, is vaak ook prijs en promotie een belangrijk onderdeel.

Als je eerder een gestage groei en lange termijn doelstellingen hebt opgesteld, zijn deze vaak gemaakt met omzet en winstdoelstellingen die uw bedrijf kunnen doen groeien.

Je doel moet specifiek zijn. Het moet precies aangeven wat er nodig is om te gebeuren, waar, wanneer en met wie. Een goed gemaakt doel geeft duidelijke richting aan het planningsproces en vernauwt de focus van uw project op meetbare wijze, zoals per geografie, publiek en tijdlijn.

Met andere woorden, het is SMART: Specifiek, Meetbaar, hAalbaar, Relevant en Tijdgebonden. Het zal waarschijnlijk een paar pogingen vergen om een SMART doel te schrijven. (Laat je niet ontmoedigen. -Dit is het zwaarste deel!)

Waarom is een communicatieplan nodig?

Een plan maakt het mogelijk om uw communicatie nauwkeurig te richten. Het geeft u een structuur om te bepalen wie u moet bereiken en hoe.

De communicatie planning kan op lange termijn zijn en helpt u om in kaart te brengen hoe u zich kunt profileren en uw imago in de gemeenschap in de loop van de tijd kunt verfijnen.

Dit maakt uw communicatie-inspanningen efficiënter, effectiever en duurzamer.

Een plan maakt alles gemakkelijker. Als u aan het begin van een inspanning wat tijd besteedt aan het plannen, kunt u later veel tijd besparen, omdat u weet wat u op elk moment in het proces moet doen.

Wanneer een communicatie plan ontwikkelen?

Zodra uw organisatie begint met het plannen van haar doelstellingen en activiteiten, moet u ook beginnen met het plannen van manieren om te communiceren; succesvolle communicatie is een doorlopend proces, geen eenmalig evenement.

Communicatie is nuttig op alle punten in de ontwikkeling van uw organisatie – het kan helpen om een nieuwe organisatie onder de aandacht te brengen, de belangstelling voor een reeds lang bestaand programma te hernieuwen, of om nieuwe financieringsbronnen aan te trekken.

Hoe ontwikkel je een communicatie plan?

Het plannen van de communicatie is een proces van acht stappen. De stappen zijn:

  • Identificeer het doel van uw communicatie
  • Identificeer uw publiek
  • Plan en ontwerp uw boodschap
  • Denk aan uw middelen
  • Plan voor obstakels en noodgevallen
  • Bepaal uw strategie hoe u in contact komt met de media en anderen die u kunnen helpen uw boodschap te verspreiden.
  • Maak een actieplan
  • Beslis hoe u uw plan zult evalueren en aanpassen, op basis van de resultaten van de uitvoering ervan.

Bepaal uw doelen

Wat je zou willen zeggen hangt af van wat je probeert te bereiken met je communicatiestrategie. Het kan gaan om een of een combinatie van de volgende zaken:

  • Bekend worden, of beter nog, bij de doelgroepen… (Google, Social Media, Printed media…)
  • Informeren van het publiek over het probleem dat uw organisatie aanpakt
  • Het verzamelen van fans (Community bouwen op social media).
  • Evenementen aankondigen
  • Het vieren van onderscheidingen of overwinningen
  • Het tegengaan van de argumenten, fouten of, af en toe, de leugens of verkeerde voorstellingen van degenen die tegen je werk, dienst of producten zijn. (Conversational Marketing)

Identificeer uw doelgroepen

Wie probeer je te bereiken? Het kennen van uw publiek maakt het mogelijk om uw communicatie logisch te plannen. U hebt verschillende boodschappen nodig voor verschillende groepen, en u hebt verschillende kanalen en methoden nodig om elk van die groepen te bereiken.

Er zijn veel verschillende manieren om over uw publiek te denken en de beste manieren om hen te bereiken. Ten eerste is er de vraag op welke groep(en) je je zult richten. Je kunt mensen groeperen op basis van verschillende kenmerken:

  • Demografie. Demografie is eenvoudigweg statistische basisinformatie over mensen, zoals geslacht, leeftijd, etnische en raciale achtergrond, inkomen, enz.
  • Geografie. U kunt zich richten op een hele stad of regio, op een of meer buurten, of op mensen die in de buurt van een bepaalde geografische of door de mens gemaakte eigenschap wonen.
  • Werkgelegenheid. U kunt geïnteresseerd zijn in mensen met een bepaald beroep of in werklozen.
  • Gezondheid. U kunt zich zorgen maken over mensen die risico lopen op een bepaalde aandoening – hoge bloeddruk, misschien, of diabetes – of u kunt een gezondheidsbevorderende inspanning leveren – “Eet gezond, beweeg regelmatig” – voor de hele gemeenschap.
  • Gedrag. U kunt uw boodschap bijvoorbeeld richten op rokers of op jongeren die betrokken zijn bij geweld.
  • Houdingen. Probeert u de mensen op andere gedachten te brengen of hen naar een hoger niveau van begrip te brengen?

Hou bij het maken van uw boodschap rekening met de inhoud, de stemming, de taal en het ontwerp.

Inhoud van het communicatieplan

Zorg voor een juiste boodschap voor de juiste doelgroep, binnen het juiste kanaal.

U moet uw boodschap opstellen met uw publiek in het achterhoofd; het plannen van de inhoud van uw boodschap is noodzakelijk om deze effectief te maken.

Zo kan de boodschap op een verschillende manier overgebracht worden via de website, dan via het gebruik van Sociale Media. Via sommige Sociale Media zal bijvoorbeeld eerder video marketing moeten gebruiken dan bijvoorbeeld tekst.

Stemming

Bedenk welke emoties je wilt aanspreken.

De stemming van uw boodschap zal een grote rol spelen bij het bepalen van de reactie van de mensen op de boodschap. In het algemeen, als de stemming te extreem is – te negatief, te beangstigend, proberen om je publiek zich te schuldig te laten voelen – zullen mensen er niet veel aandacht aan besteden.

Er is misschien wat ervaring nodig om te leren hoe je de juiste balans kunt vinden. Het positief houden van je toon zal meestal meer mensen bereiken dan het oproepen van negatieve gevoelens zoals angst of boosheid.

Taalgebruik

Er zijn twee aspecten aan de taal hier. Het ene is de eigenlijke taal – Nederlands, Frans Engels, Spaans, Koreaans, Arabisch – die het beoogde publiek spreekt. Het andere is de stijl van de taal die u gebruikt – formeel of informeel, eenvoudig of complex, verwijzend naar populaire figuren en ideeën of obscure.

U kunt de taal die mensen spreken aanspreken door gedrukt materiaal te presenteren in zowel de officiële taal als de taal of talen van de bevolking(en) die u hoopt te bereiken, en door vertalingen te verzorgen voor gesproken of uitgezonden berichten.

De tweede taalkwestie is ingewikkelder. Als uw boodschap te informeel is, kan het zijn dat uw publiek het gevoel heeft dat u tegen hen praat, of, erger nog, dat u een onoprechte poging doet om dicht bij hen te komen door te communiceren op een manier die duidelijk niet normaal voor u is. 

Als je boodschap te formeel is, kan je publiek het gevoel hebben dat je helemaal niet met hen praat. Je moet duidelijke, rechttoe rechtaan taal gebruiken die eenvoudig en duidelijk uitdrukt wat je wilt zeggen.

Welke Communicatie kanalen kiezen?

Wat leest, luistert, kijkt of doet uw beoogde publiek? Je moet ze bereiken door je bericht te plaatsen waar ze het zullen zien.

Financiële middelen voor de uitvoering van het communicatie plan

Heb je voldoende financiële middelen gereserveerd voor de uitvoering van het communicatieplan? Heb je de mensen om het mogelijk te maken? Als je geld gaat uitgeven, wat zijn dan de kansen dat de resultaten de kosten waard zijn? Wie zal wat verliezen, en wie zal wat winnen door uw gebruik van financiële en personele middelen?

Je plan moet zorgvuldig bepalen hoeveel je kunt uitgeven en hoeveel personeels- en vrijwilligerstijd het redelijk is om te gebruiken. Mogelijk kunt u ook materialen, zendtijd en andere goederen en diensten delen met individuen, bedrijven, andere organisaties en instellingen.

Media strategie

Relaties met individuele mediavertegenwoordigers en mediakanalen is een essentieel onderdeel van een communicatieplan, net als het aangaan van relaties met invloedrijke personen en instellingen in de gemeenschap en de bevolking die je probeert te bereiken. Je moet persoonlijke contacten leggen, de media en anderen redenen geven om je te willen helpen en deze relaties onderhouden om de communicatiekanalen open te houden.

Bereid een actieplan voor.

Nu is het de taak om het allemaal samen te voegen tot een plan waar je op kunt inspelen. Tegen de tijd dat je dit punt bereikt, is je plan al klaar, voor het grootste deel.

U weet wat uw doel is en wie u moet bereiken om het te bereiken, wat uw boodschap moet bevatten en er uit moet zien, wat u zich kunt veroorloven, welke problemen u kunt tegenkomen, welke kanalen u het beste kunt gebruiken om uw beoogde publiek te bereiken, en hoe u toegang tot die kanalen kunt krijgen.

Nu is het alleen nog maar een kwestie van de details samenvoegen – het samenstellen en ontwerpen van uw boodschap (of berichten, als u meerdere kanalen gebruikt), contact maken met de mensen die u kunnen helpen, en alles op zijn plaats krijgen om uw communicatie-inspanning te starten. En tot slot evalueert u uw inspanningen, zodat u deze beter kunt blijven maken.

Evaluatie

Als u uw communicatieplan evalueert aan de hand van zowel de uitvoering als de werking ervan, kunt u wijzigingen aanbrengen om het te verbeteren. Het zal steeds effectiever worden telkens als u het implementeert.

N

Posters

N

Folders en brochures

Deze kunnen dwingender zijn op plaatsen waar het probleem al in de hoofden van de mensen zit (dokterskantoren voor gezondheidskwesties, supermarkten voor voeding, etc.).

N

Nieuwsbrieven

N

Promotie materiaal

Artikelen zoals petten, T-shirts en mokken kunnen dienen als effectieve kanalen voor uw boodschap. 

N

Sociale Media

Naast de website van uw bedrijf zijn interactieve sites zoals Facebook, Instagram, Twitter en Youtube effectieve kanalen. Voor Business-to-Business is LinkedIn bijvoorbeeld een gepast kanaal.

N

Persberichten

N

Presentaties

Sterke presentaties worden vaak ook gedeeld. Een ideaal platform om je presentatie op de te delen is SlideShare

N

Mond-aan-mond reclame

Wil jij een website die verkoopt?

Hallo, ik ben Patrick Banken. Ik ben vastberaden uw business online succesvol te maken.

Geen tijd om alles zelf uit te zoeken? 

No problem, ik help u graag verder!

Patrick

Volg ons

i

Lees meer

Meer berichten op onze blog

Tips website maken in 2021

Tips website maken in 2021

Heb je het idee om een WordPress website te maken of te laten maken, dan biedt dit artikel een perfecte leidraad met de “do’s and don’t do’s”. Een website starten kan een beangstigende gedachte zijn, vooral als je niet techneut bent. Er zijn zo veel factoren waar je...

Lees meer
Waarom websites traag laden

Waarom websites traag laden

Een WordPress website is een ideaal platform voor een blog, website als ook voor een Webshop. Doch hoor je vaak dat WordPress websites traag zijn. We geven hieronder een aantal nuttige tips die dit juist voorkomt. Laadsnelheid belangrijk voor Google ranking Het snel...

Lees meer

0 reacties

Pin It on Pinterest

Share This